Comienzan las clases y comienza un nuevo desafío para los Colegios. Podrán capitalizar este año la experiencia de los años anteriores y generar una política de prevención de cobranzas?
En el nuevo período escolar que está a punto de iniciarse, resulta indispensable contar con el expertise necesario para adelantarse al problema de la falta de pago de matrículas y cuotas.
Las Instituciones Educativas Privadas no tienen suficiente respaldo para permitirse el cúmulo de atrasos que en los últimos años han debido soportar.
Cuáles son esas políticas de prevención que deben implementar?
1) En primer lugar, CAPACITAR A SUS COBRADORES INTERNOS. Las instituciones deben contar con una unidad interna especialmente capacitada para comprender la problemática de las familias morosas, para manejar adecuadamente el límite entre la negociación “a tiempo” y el pase a una instancia mayor. Existen cursos especialmente diseñados para las Unidades Internas de los Colegios, que instruyen acerca del modo en que deben y pueden afrontar las administraciones escolares esta habitual problemática.
2) DESARROLLAR SISTEMAS DE INFORMACION Y SOPORTE: resulta indispensable contar con un sistema especialmente adecuado para el seguimiento y monitoreo de familias morosas. Establecer “reportes” periódicos desde el área de administración y bajo un control/monitoreo de las áreas superiores.
3) SISTEMATIZAR LOS PAGOS: el único modo de conocer el “mapa económico-financiero” del cobro de las cuotas es llevando a cabo:
a. Políticas concretas para el contacto con cada Familia morosa, tales como recordatorio de pagos, plazos, formas, etc. Cuenta la Institución con una “base de datos” minuciosa y actualizada? Existe una estrategia diseñada para las cobranzas? Se lleva a cabo un cálculo periódico de los niveles de riesgo?
b. Segmentación de Familias morosas por las diferentes problemáticas que las llevan al impago de las cuotas. Definitivamente no todos los impagos se originan en los mismos inconvenientes. Los hay por cuestiones coyunturales generalizadas, los hay por cuestiones estrictamente familiares (separación de los padres, ausencia de alguno de los progenitores a cargo del pago de la cuota, etc), los hay por cuestiones de desinformación, etc.
La Institución debe llevar un estudio de las causas que originan la ausencia de cobro de las cuotas de su población educativa porque son esas causas las que la llevarán a encontrar seguramente la salida del problema.
La política de prevención de cobranzas en Instituciones Educativas Privadas no puede quedar librada al azar. Debe implementarse a conciencia y con la capacitación adecuada para la Unidad Interna a cargo de tal gestión. Y el momento para hacerlo es precisamente el mes del comienzo de las clases, ya que es la oportunidad para informar a las Familias que la Institución se encuentra en un proceso de revisión de sus políticas internas, siempre con miras a mejorar la calidad de su propuesta educativa.