“La prevención es la clave del posicionamiento de la empresa en la cadena de pagos”.
En los tiempos que corren las empresas deben establecer prácticas previas a observar la morosidad, buscar estrategias proactivas para evitar la mora en el pago de las obligaciones en la empresa. Reconocer el importante rol del personal interno y externo.
Para ello se debe contar con técnicas para la recopilación y mantenimiento preciso de la información y segmentación de clientes.
a) Adoptar Estrategias Proactivas para Tratar la Morosidad antes que Comience.
Tratar el problema antes que surja ha sido una de las mejores estrategias para reducir la morosidad. Las actividades preventivas son menos costosas y la mejor cobranza es la buena administración de los clientes al día. Existen medidas proactivas que se pueden adoptar con los clientes que aún están al día, para prevenir las situaciones de morosidad:
· Educar tanto al cliente como a los garantes en cuanto a los beneficios del pago oportuno, al entendimiento del cronograma de pago, a los lugares o medios más accesibles para efectuarlo, a la política de gastos relacionados con la gestión de cobranza, tanto en relación a los beneficios del pago oportuno como al incremento de gastos que pueden incurrir al no pagar la cuota a tiempo.
· Establecer fechas de pago que son mutuamente beneficiosas, involucrando al cliente en la programación de las mismas, procurando por ejemplo, que los días de pago coincidan con los días de mayor ingreso o liquidez del negocio.
· Tratar Quejas y Reclamos Oportunamente. A veces, cuando el bien comprado resulta defectuoso y el cliente no recibe la atención adecuada del proveedor, toma represalia no pagando el crédito. En este caso la empresa debe analizar el caso y si el motivo de atraso es por servicio inadecuado, ofrecerle una solución oportuna a su problema, pudiendo este cliente reactivarse como cliente para la empresa.
b) Fomentar la Alta Productividad en el Área de Cobranza
Una estrategia de cobranza bien diseñada define los aspectos positivos y negativos de cuestiones generales, tales como si manejar la cobranza de manera interna o externamente vía un tercero, al igual que las medidas a tomar para asegurar la capacitación, motivación, y la medición adecuada del desempeño del personal.
c) Determinar el Procedimiento Adecuado para la Cobranza
La buena cobranza demanda una inmensa cantidad de tiempo y recursos. Las empresas deben decidir entre contratar una empresa especializada de cobranza o crear una unidad interna para este propósito. Para ello se deben analizar las opciones con mucho cuidado, considerando los recursos, costos y beneficios de cada opción.
Adelantarse a la problemática de la “mora” es sin duda, dar un paso al frente para evitar las consecuencias de la ruptura en la cadena de pagos de la empresa. Mantener al cliente como tal y evitar que se transforme en deudor!
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